आज के समय में चाहे govt. job हो , private job या खुद का ही कोई business , digital skills का होना बहुत ही जरूरी हो चुका है । सरकारी नौकरियों में भी अब digital skills जैसे ईमेल लिखना , ms office की मदद से ढेरों tasks करना , basic internet browsing knowledge की मांग है । ऐसे में अगर आप इन स्किल्स को नहीं जानते तो आप वाकई बहुत पीछे हैं । इसलिए इस पोस्ट में मैं आपको बताऊंगा कि email kaise karte hain .
इस पोस्ट की मदद से आप जानेंगे कि :
- email kaise karte hain
- Types of email writing
- ईमेल और इसके features से जुड़े अन्य जरूरी जानकारी
- FAQs
तो अगर आप professional emails को लिखना चाहते हैं और इससे जुड़ी हर जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं तो आपको यह पोस्ट अंत तक पढ़ना चाहिए ।
Email क्या होता है ?
Email यानि electronic mail इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों का उपयोग करने वाले लोगों के बीच संदेशों के आदान-प्रदान की एक विधि है । Ray Tomlinson को ईमेल सिस्टम का जनक कहा जाता है । उन्होंने ARPANET ( Advanced Research Projects Agency Network ) के लिए दो कंप्यूटर सिस्टम के बीच एक कम्युनिकेशन किया था ।
Email भेजने के लिए पहले की तरह डाक सेवा और पते की जरूरत नहीं होती बल्कि एक ईमेल पता और इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होती है । पहले डाक सेवा की मदद से चिट्ठियों का आदान प्रदान किया जाता था जिसमें समय , रुपए खर्च होते थे और साथ ही वह environment friendly भी नहीं था । परंतु , ईमेल के आ जाने से अब secure तरीके से किसी संदेश को एक जगह से दूसरे जगह सेकंडों में पहुंचाया जा सकता है ।
Format of email writing
email kaise karte hain जानने से पहले आपको format of email writing जान लेना चाहिए । ईमेल राइटिंग का फॉर्मेट बड़ा ही आसान है और आप आसानी से इसे समझ सकते हैं । एक ईमेल फॉर्मेट में ये चीजें होती हैं :
1. From : इसमें भेजने वाले का ईमेल एड्रेस डाला जाता है ।
2. To : इसमें जिस व्यक्ति को मेल भेजना है , उसका ईमेल एड्रेस डाला जाता है ।
3. Cc : इस मेल से संबंधित कोई अन्य व्यक्ति जिसे आप चाहते हैं कि इस मेल को देखे और उसका mail address भी visible हो ।
4. Bcc : इस मेल से संबंधित कोई अन्य व्यक्ति जिसे आप चाहते हैं कि मेल देखे परंतु उसका mail address visible न हो ।
5. Subject : email लिखने का कारण संक्षेप में
6. Greeting/Salutation : इसमें जिस व्यक्ति को आप मेल कर रहे हैं , उसे संबोधित करना होता है । जैसे Dear Sir , Respected Sir ।
7. Main Body : इसमें आप पूरा mail लिखते हैं पूरे details के साथ । इसमें आपको 3 चीजें include करनी होती हैं :
- introduction
- matter discussion
- conclusion
यानि सबसे पहले खुद के बारे में जानकारी दें , इसके बाद आप जिस कारण की वजह से मेल लिख रहे हैं उसे विस्तारपूर्वक बताएं । अंत में conclusion जोड़ें कि आपकी उनसे क्या उम्मीदें हैं और इसकी वजह से आपको कैसा महसूस होगा ।
8. Closing line : इसमें आप email purpose के हिसाब से thank you for the consideration , thanking you in advance जैसी बाते लिख सकते हैं ।
9. Attachments : इसमें आप अगर जरूरी हो तो files को attach कर सकते हैं जैसे कोई तस्वीर , पीडीएफ , अन्य डॉक्यूमेंट्स , विडियोज , ऑडियो ।
10. Signature line : इसमें आपको अपना नाम और designation देना होता है । साथ ही आप contact details भी दे सकते हैं । यह पूरी तरह से nature of email पर निर्भर करता है ।
Email कैसे करते हैं ?
नीचे दिए steps में आप image सहित देखेंगे कि Email kaise karte hain या email kaise bhejte hain । इन सभी स्टेप्स को सही ढंग से फॉलो करने पर आप मेल भेज सकते हैं । नीचे दिया गया तरीका मोबाइल की मदद से ईमेल भेजने के लिए है ।
1. Gmail app खोलें और sign up करे
अगर आप पहली बार ईमेल करना चाहते हैं तो आपको सबसे पहले एक google account बनाना होगा । आप एक google account की ही मदद से Gmail app में login कर सकते हैं । अगर पहले से ही आप logged in हैं तो आगे का process काफी आसान है ।
ध्यान रखें कि आप जिस ईमेल अकाउंट से ईमेल भेजना चाहते हैं , उसी ईमेल एड्रेस से sign in भी करें । अगर कभी किसी अन्य अकाउंट से मेल भेजने की जरूरत पड़े तो log out करें और नए ईमेल आईडी से लॉगिन करें इसके बाद नीचे दिए steps को फॉलो करें ।
2. मेल भेजने के लिए compose पर क्लिक करेंं
Gmail app खोलने के बाद मेल भेजने के लिए आपको ऊपर दिए स्क्रीनशॉट के bottom right corner में दिए compose बटन पर क्लिक करना है । इस बटन पर क्लिक करके आप सीधे किसी व्यक्ति को मेल कर सकते हैं । इसके अलावा ऐप खोलते ही आपके सामने ढेरों ईमेल्स दिखाई देंगे जिन्हें आप खोल कर पढ़ सकते हैं । ये सभी mails आपको receive हुए हैं जिन्हें आप view , star , delete , archive या forward कर सकते हैं ।
अगर आप इन mails को देखना चाहते हैं जिन्हें आपने भेजा है तो उसे आप Menu button > Sent ऑप्शन से देख सकते हैं । जैसे ही आप मेल compose करके सेंड करेंगे , successfully sent होने पर वह मेल भी आपके sent folder में ही आएगा ।
3. Compose box से सभी जानकारी को भरें
Compose option पर क्लिक करते ही आपको ऊपर दिया interface दिखाई देगा । इन सभी fields के बारे में मैंने आपको पहले ही जानकारी दे दी है । मैंने दिए स्क्रीनशॉट में एक email को compose किया है जिसकी मदद आप ले सकते हैं । इसमें आपको From , To , Subject , Compose email को सही सही भरना है ।
अगर आप To के ठीक सामने दिए arrow पर क्लिक करेंगे तो आपको Cc और Bcc का ऑप्शन दिखाई देगा । इसके लिए मैंने आपको पहले ही बताया है कि Cc ( carbon copy ) में उसका ईमेल एड्रेस डालें जिन्हें ये ईमेल और इसपर replies visible हों और उसका ईमेल एड्रेस भी सभी देख सकें । दूसरा Bcc ( blind carbon copy ) यानि उसका ईमेल एड्रेस जिसे यह मेल और इसपर आए replies तो दिखाई दें पर कोई एड्रेस visible न हो ।
4. अगर जरूरी हो तो attachments जोड़ें
पूरा email compose करने के बाद हो सकता है कि आपको मेल के साथ ही कोई photo , video , pdf , documents इत्यादि भेजने की जरूरत हो । इसके लिए आप upper right corner में दिख रहे पहले ऑप्शन 📎 पर क्लिक करना है । जिसके बाद आपके सामने ऊपर दिए screenshot जैसे 2 विकल्प दिखाई देंगे ।
- Attach file
- Insert from drive
अगर आप Attach file पर क्लिक करते हैं तो आपके सामने आपके मोबाइल में stored सभी files को choose करने का interface खुल जायेगा । यहां आपके सामने file manager , gallery , photos , Google accounts के विकल्प मिलेंगे । आपकी फाइल जहां पर है , वहां से आप ब्राउज करके mail में attach कर सकते हैं ।
अगर आप insert from drive पर क्लिक करते हैं तो आपके सामने आपके google drive पर stored files को जोड़ने का विकल्प दिखाई देगा । यहां my drive , computers , shared with me , starred और recent का विकल्प दिखाई देगा जिसमें से आप जरूरत की फाइल को select करके attach कर सकते हैं ।
5. अन्य जरूरी विकल्पों को customise करें
अगर अब आप सोच रहे हैं कि सीधे अब email को send कर दें तो जरा रुकिए! आपके पास अभी भी अन्य विकल्प हैं जिन्हें आप ऊपर देते screenshot में भी देख सकते हैं । इन options को आप upper right corner में दिए ऑप्शन को क्लिक करके देख सकते हैं :
1. Schedule Send : इस ऑप्शन की मदद से आप अपने इस composed email को तुरंत न भेजकर किसी अन्य दिनांक या समय को भेज सकते हैं । इसमें आपको अगले दिन सुबह , दोपहर , सोमवार की सुबह और खुद से दिनांक और समय चुनने का विकल्प मिल जाता है ।
2. Add from contacts : इस विकल्प की मदद से आप अपने डिवाइस या जीमेल अकाउंट में पहले से stored email addresses को मेल में जोड़ सकते हैं । जब आप किसी अन्य कॉन्टैक्ट को जोड़ेंगे तो वह भी To के ही कैटेगरी में जायेगा । एक से ज्यादा लोगों को email send करने के लिए आप इस विकल्प का इस्तेमाल कर सकते हैं । यह विकल्प तब काम आता है जब आपको ईमेल एड्रेस याद न हो और कॉन्टैक्ट में सुरक्षित हो ।
3. Confidential mode : इस विकल्प का उपयोग तब किया जाता है जब :
- अगर आप चाहते हैं कि एक निश्चित समय के बाद आपके द्वारा भेजा गया मेल automatically expire हो जाए
- आप चाहते हैं कि मेल खोलने के लिए passcode की जरूरत पड़े ताकि यह गलत हाथों में न पड़े
इस ऑप्शन पर क्लिक करके जरूरत के हिसाब से इन options को customise कर सकते हैं । अगर आप passcode का विकल्प चुनते हैं तो सामने वाले व्यक्ति का मोबाइल नंबर भी आपको जोड़ना होगा ताकि Gmail इस नंबर पर passcode भेज सके ।
इसके अलावा आपको अन्य options में save draft , discard , settings और help & feedback का विकल्प मिलेगा । आप अपने हिसाब से इन्हें कस्टमाइज कर सकते हैं ।
6. अंत में send icon पर क्लिक करें
इतना सब कुछ कर लेने के बाद आप इस email को भेज सकते हैं । अगर आपका यह mail successfully send हो जाता है तो आपको इसका sent status सेंट फोल्डर में देखने को मिलेगा । Sent icon आपको compose interface के upper right corner में दूसरे नंबर पर मिलेगा जिसपर क्लिक करते ही आपका ईमेल entered email address पर पहुंच जायेगा ।
इस तरह आप अच्छे से जान गए कि email kaise karte hain ! नीचे आपको ईमेल सैंपल्स और इससे जुड़े ढेरों महत्वपूर्ण सवालों के उत्तर देते हुए हैं जिन्हें आप पढ़ सकते हैं ।
Types of email writing
अब जबकि आपने जान लिया है कि email kaise bhejte hain तो अब जरूरत है कि आप types of email writing को भी देख और समझ लें ।
1. semi-formal email
semi-formal ईमेल उस व्यक्ति को भेजते हैं जिन्हें आप जानते तो हैं परंतु अच्छे तरीके से नहीं । आपकी बस उस व्यक्ति से जान पहचान मात्र है । आपके रिश्तेदारों या अच्छा खासा जान पहचान की लिस्ट में न आने वाले व्यक्ति को इस प्रकार का मेल भेजते हैं ।
2. Formal email
Formal email उस व्यक्ति को भेजते हैं जिनसे आप professionally जुड़े हुए हैं जैसे authorities , dignitaries , colleagues , seniors इत्यादि । आपको इसे औपचारिक भाषा में एक निश्चित प्रारूप में लिखना होता है । इन्हें आपको अपने दोस्तों , रिश्तेदारों और परिवार को नहीं भेजना चाहिए ।
3. Informal email
किसी भी रिश्तेदार, परिवार या दोस्तों को एक अनौपचारिक ईमेल ( informal email ) लिखा जाता है । अनौपचारिक ईमेल लेखन के लिए कोई विशेष नियम नहीं हैं । एक व्यक्ति अपनी पसंद की किसी भी भाषा का प्रयोग कर सकता है ।
Frequently asked questions
नीचे ईमेल राइटिंग से जुड़े frequently asked questions जोड़े गए हैं जिन्हें अक्सर करके लोग पूछते हैं । इन प्रश्नोत्तरी की मदद से आपके ईमेल लिखने से जुड़े doubts आसानी से क्लियर हो जायेंगे :
1. Email से फोटो कैसे भेजें ?
अगर आप ईमेल की मदद से कोई भी फोटो भेजना चाहते हैं तो इसके लिए आपको compose email करना होगा । इसमें आप ऊपर दिए 📎 icon पर क्लिक करें । इसके बाद attach file पर क्लिक करें और अपने डिवाइस में जरूरत की फोटो को सेलेक्ट करके भेज सकते हैं ।
2. ईमेल के subject में क्या लिखें ?
ईमेल के subject में आपको ईमेल लिखने के कारण को लिखना चाहिए । जैसे आप अगर अपने मैनेजर से एक दिन की sick leave लेना चाहते हैं तो ‘request for one day sock leave’ या ‘एक दिन की बीमारी की छुट्टी के लिए अनुरोध’ लिख सकते हैं । यह ज्यादा से ज्यादा 7 शब्दों का हो तो बेहतर है ।
3. Gmail से ईमेल भेजने के लिए अधिकतम फाइल साइज क्या है ?
Gmail से ईमेल भेजने के लिए अधिकतम फाइल साइज 25 MB है । अगर आपके फाइल की साइज 25 एमबी से ज्यादा है तो google drive अपने आप उन फाइल्स की एक लिंक क्रिएट कर देता है जिसे अगर आप भेजते हैं तो सामने वाला व्यक्ति उस लिंक से होकर फाइल्स देख सकता है ।
4. Computer की मदद से ईमेल कैसे भेजें ?
अगर आप कंप्यूटर या लैपटॉप की मदद से ईमेल भेजना चाहते हैं और इसके लिए आप Gmail app की मदद लेना चाहते हैं तो आप ऊपर मोबाइल से ईमेल भेजने के steps को ही फॉलो कर सकते हैं । Formatting features & compose icon के अलग होने के अलावा सारी चीजें एक सी ही हैं । ज्यादा जानकारी के लिए आप नीचे दिए Concept Technology के वीडियो को देख सकते हैं :
Conclusion
इस पोस्ट में आपने विस्तार से जाना कि email kaise karte hain in Hindi । मैंने पूरी कोशिश की है कि पोस्ट में सभी जरूरी जानकारी को जोड़ सकूं और आपके मन के सभी प्रश्नों का उत्तर दे सकूं । अगर फिर भी आपके मन में इस टॉपिक से जुड़े अन्य प्रश्न हैं तो कॉमेंट बॉक्स से अपना सवाल पूछें ।
- एक professional email कैसे लिखें और डिजाइन करें
- दो फोटो एक साथ कैसे जोड़ें ?
- Zoom app का इस्तेमाल कैसे करें ?
- मोबाइल में ऐप कैसे छुपाएं ?
- Handwriting कैसे सुधारें ?
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