Accounting से लेकर सामान्य से Billing में भी आपने अक्सर Petty Cash लिखा देखा होगा । इस शब्द का उपयोग खासकर बिजनेस में किया जाता है और अकाउंटिंग करते समय इसका अकाउंट भी अलग से तैयार किया जाता है । पेट्टी कैश क्या होता है, इसका क्या इस्तेमाल है और इसके फायदे नुकसान क्या हैं, इन सभी प्रश्नों का उत्तर आपको इस आर्टिकल में दिया जायेगा ।
खासकर कि अगर आप कॉमर्स के छात्र हैं तो आपके लिए इस टॉपिक पर विस्तार से ज्ञान प्राप्त करना बहुत जरूरी हो जाता है । इस विषय से संबंधित छोटे बड़े सभी प्रश्नों को कवर किया जायेगा और आप चाहें तो दी गई जानकारी से नोट्स भी तैयार कर सकते हैं ।
Petty Cash क्या होता है ?
Petty Cash अकाउंटिंग के क्षेत्र में उपयोग में लाई जाने वाली शब्दावली है जिसका अर्थ फुटकर रोकड़ राशि होती है । यह एक छोटी धनराशि होती है जिसका उपयोग छोटे छोटे खर्च के लिए किया जाता है । बड़ी बड़ी कंपनियां अपने छोटे मोटे खर्चों को पेटी कैश के ही कैटेगरी में रखते हैं ।
उदाहरण के तौर पर एक कम्पनी में सैंकड़ों कर्मचारी काम करते हैं । कंपनी उन कर्मचारियों के कॉफी और स्नैक्स की व्यवस्था रखती है और दिन में दो से तीन बार कॉफी पिलाई जाती है । अब जाहिर सी बात है कि कर्मचारियों को कॉफी और स्नैक्स खिलाने पिलाने में कुछ खर्च तो होगा ही । इन खर्चों को कंपनियां Petty Cash के अंतर्गत रखती हैं ।
दूसरा उदाहरण देखते हैं । एक कंपनी की कई छोटी बड़ी जरूरतें होती हैं जैसे पेन, डायरी और कॉपियां आदि । कम्पनी अपने और अपने कर्मचारियों के उपयोग के लिए पेन, डायरी आदि खरीदती है और इसमें जाहिर सी बात है कि कुछ रुपए खर्च होते ही हैं । कंपनी इन खर्चों को अन्य खर्चों जैसे मशीनें खरीदना या कर्मचारियों को सैलरी देने से काफी कम मानती है । ऐसे में इन खर्चों को पेटी कैश के अंतर्गत रखा जाता है ।
Petty Cash Examples in Hindi
एक कंपनी के कई छोटे छोटे खर्च होते हैं । उन सभी छोटे खर्चों को Petty Cash के अंतर्गत जगह दी जाती है । नीचे दिए टेबल में आप देख सकते हैं कि पेटी कैश के अंतर्गत क्या क्या आ सकता है । हालांकि जरूरी नहीं कि सिर्फ नीचे दिए खर्चे ही पेटी कैश के अंतर्गत गिनें जाएं, अन्य कई छोटे छोटे खर्चे भी इसके अंतर्गत आते हैं ।
| Travel Expenses | Telephone Usage |
| Internet Usage | Stamp |
| Pens & Journals | Envelops & Letter Heads |
| Cartage | Office Expenses |
ऐसे ही कई छोटे मोटे खर्च जिनमें कुल धनराशि अगर कम होती है तो उन्हें Petty Cash के अंतर्गत ही रखा जाता है । आपने आस्कर देखा होगा कि कई सारी कंपनियां अपने ग्राहकों को दोपहर में मुफ्त में चाय और समोसे खिलाती हैं । ये सब खर्च भी इसी के अंतर्गत आयेंगे ।
अक्सर यह प्रश्न भी पूछा जाता है कि कितनी धनराशि तक की खर्चों को पेटी कैश के अंतर्गत रखा जाना चाहिए । तो इसका उत्तर है कि यह धनराशि ₹1,000 से शुरू होकर ₹30,000 तक की भी हो सकती है । हर कम्पनी पेटी कैश के अंतर्गत आने वाले खर्चों के अलग अलग तरीके से रखते हैं । उदाहरण के तौर पर एक छोटी कंपनी के लिए महीने के ₹30,000 खर्च कोई मामूली बात नहीं है ।
Petty Cash की जरूरत क्यों ?
ढेरों ऐसे खर्च होते हैं जिनमें व्यक्ति क्रेडिट कार्ड, डेबिट कार्ड, चेक आदि का इस्तेमाल नहीं कर सकता है । उदाहरण के तौर पर कम्पनी अपने कर्मचारियों के लिए पेन और डायरियां खरीदने के लिए चेक और क्रेडिट कार्ड का इस्तेमाल तो नहीं ही करेगी । इस परिस्थिति में वो धनराशि काम में ली जाती है जिसे पॉकेट में या हाथ में रखी जा सके ।
बड़े खर्चे जैसे सैलरी देना, मशीन खरीदना या किसी टेक्नोलॉजी में भारी निवेश आदि के लिए आमतौर पर क्रेडिट कार्ड या चेक का ही इस्तेमाल किया जाता है । लेकिन एक कंपनी की रोजमर्रा की छोटी छोटी जरूरतें होती हैं जिनके लिए चेक या क्रेडिट कार्ड का इस्तेमाल करना फालतू है । ऐसे में कई बार कंपनियां Petty Cashier रखती हैं जिनका काम ही यही होता है कि वे कम्पनी के छोटे छोटे खर्चों पर ध्यान दें और उन्हें वैलिडेट भी करें ।
कई बार छोटे मोटे खर्चों के नाम पर धोखाधड़ी भी की जाती है और इसकी बराबर संभावना भी बनी रहती है । इस परिस्थिति के लिए ही पेटी कैशियर अप्वाइंट किए जाते हैं जो सभी छोटे ट्रांजेक्शन पर ध्यान देते हैं और साथ ही सभी receipts को अपने पास रखते हैं । इससे कम्पनी के फंड का गलत इस्तेमाल न के बराबर ही हो पाता है ।
Petty Cash कैसे रिकॉर्ड किया जाता है ?
Petty Cash को रिकॉर्ड करने के लिए अलग से स्टेटमेंट तैयार किया जाता है । इन Statements को पेटी कैश लॉग या पेटी कैश बुक का नाम दिया जाता है । इसे तैयार करने से पहले सभी Receipts और Petty Expenses को कैटेगरी के हिसाब से विभाजित किया जाता है । इसके बाद उन्हें रिकॉर्ड किया जाता है ।
नीचे दिए Petty Cash Book के एक उदाहरण के माध्यम से आप आसानी से समझ सकते हैं कि यह कैसे तैयार किया जाता है और इसके अंतर्गत क्या क्या आता है:
| Date | Particulars | V.N. | Total Payments |
|---|---|---|---|
| 2022 | |||
| Jan 1 | Bank Account | ||
| Jan 4 | Telephone Account | ₹700 | |
| Jan 5 | Postage | ₹340 | |
| Jan 6 | Travelling Expenses | ₹2300 | |
| Jan 9 | Cartage Account | ₹1100 | |
| Jan 31 | Miscellaneous Expenses | ₹430 | |
| Balance c/d | ₹200 | ||
| ₹5070 | |||
| Feb 1 | Balance b/d | ||
| Feb 1 | Bank Account |
Petty Cash के फायदे क्या हैं ?
Petty Cash के ढेरों फायदे हैं और इसका सबसे बड़ा फायदा यही है कि आपको बार बार चेक इश्यू करने या क्रेडिट कार्ड इस्तेमाल करने की आवश्यकता नहीं होती है । आप छोटे मोटे खर्चे बड़े ही आसानी से पूरी कर सकते हैं । कंपनी में रोज ढेरों खर्चें होते हैं जैसे स्टांप खर्च, टेलीफोन खर्च, खाने पीने का खर्च आदि और इन खर्चों के लिए सबसे बेहतर होता है कि Petty Cash ।
इन्हें रिकॉर्ड करना भी काफी आसान होता है क्योंकि ये खर्चे काफी छोटे होते हैं । इसी वजह से कैशियर का भी काफी समय बच जाता है और कंपनियां छोटे मोटे खर्चों को आसानी से मैनेज कर पाती है । हालांकि हर खर्च के लिए एक रिसिप्ट का होना बहुत जरूरी है ताकि धोखाधड़ी से बचा जा सके ।
Petty Cash के नुकसान क्या हैं ?
पेटी कैश के फायदे हैं तो कई नुकसान भी हैं । इसका सबसे बड़ा नुकसान यह है कि कई बार कुछ खर्चों को ट्रैक या रिकॉर्ड नहीं किया जा सकता है । उदाहरण के तौर पर अक्सर ऐसा होता है कि कई खरीरदारियो पर रेसिट नहीं मिलता है जिसकी वजह से कन्फ्यूजन होता है । इसके अलावा अक्सर धोखाधड़ी भी होता है और कर्मचारी अपने व्यक्तिगत जरूरतों के लिए भी पेटी कैश का इस्तेमाल करते हैं ।
अगर कंपनी Petty Cash के फिजूलखर्ची और गलत इस्तेमाल को कम्पनी रोकना चाहती है तो उसे एक Petty Cashier रखने की आवश्यकता होगी । इसके लिए कम्पनी को अलग से सैलरी और बाकी अन्य सुविधाएं भी तैयार करनी पड़ेंगी । अक्सर पेटी कैश का इस्तेमाल व्यक्तिगत इस्तेमाल के लिए किया जाता है जोकि बिजनेस के लिए बिल्कुल फायदेमंद नहीं होता ।
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Conclusion
Petty Cash का इस्तेमाल बड़ी कंपनियां करती हैं ताकि छोटे छोटे खर्चों को आसानी से पूरा किया जा सके । कई ऐसे खर्च जैसे Travelling Expense, Cartage Expense, Stationary Expense आदि छोटे खर्च होते हैं जिनमें काफी कम धनराशि का खर्च होता है । ऐसे में इन खर्चों के लिए अलग से पेटी कैश तैयार किया जाता है और अकाउंटिंग के लिए भी इनका स्टेटमेंट अलग से तैयार किया जाता है ।
पेटी कैश के कई फायदे भी हैं तो कुछ नुकसान भी । इसका सबसे बड़ा नुकसान यह होता है कि कई कर्मचारी इसका इस्तेमाल अपने व्यक्तिगत इस्तेमाल के लिए करते हैं । हमने पूरी कोशिश की है कि आपको इस विषय से सम्बन्धित हर जानकारी प्रदान की जाए । अगर आपको जानकारी पसंद आए तो इसे शेयर जरूर करें और साथ ही किसी भी प्रश्न के लिए कॉमेंट कर सकते हैं ।