मार्ग्रेट बोनानो ने कहा था कि अमीर बनने का मतलब है पैसा होना,बेहद अमीर बनने का मतलब है समय होना । इसका अर्थ यह है कि समय सबसे मूल्यवान है और जो इसका महत्व समझता है, वह अपने जीवन में उच्चतम शिखर तक पहुंच पाता है । अगर आप भी समय का सही सदुपयोग करना चाहते हैं और ‘बेहद अमीर’ बनना चाहते हैं तो आपको आना चाहिए Time Management ।
Time Management यानि समय प्रबंधन एक कौशल है । हम सभी को प्रतिदिन 24 घंटे ही मिलते हैं । कोई इन 24 घंटों का इस्तेमाल इतने प्रभावी ढंग से करता है कि वह सफलता की सीढ़ियाँ चढ़ने लगता है तो वहीं कोई कम समय होने का रोना रोता है । समय सभी को एक बराबर ही मिलता है पर उस समय को किस प्रकार प्रभावी ढंग से इस्तेमाल किया जाए उसे ही समय प्रबंधन कहते हैं ।
Time Management क्या है ?
Time Management का हिंदी अर्थ समय प्रबंधन होता है । उपलब्ध समय की योजना बनाकर उसे जरूरी और विशिष्ट कार्यों पर खर्च करने की रणनीति को समय प्रबंधन कहा जाता है । आप अपने समय को किस प्रकार नियंत्रित और संतुलित करते हैं, यही समय प्रबंधन का मूल तत्व है ।
उदाहरण के तौर पर, आप कल क्या क्या करने वाले हैं इसका पूरा Schedule तैयार कर सकते हैं । इसके अलावा उन कार्यों को सबसे पहले करें जो आपको सबसे महत्वपूर्ण या कठिन लगते हों । समय प्रबंधन की सबसे बेहतरीन टेक्निक यह है कि आप दिन की शुरुआत में उन्हीं कार्यों को करें जो सबसे कठिन या जरूरी हों । जरूरी कार्य पूरा करने के पश्चात आप कम जरूरी कार्यों को पूरा करना शुरू कर सकते हैं ।
Importance of Time Management
हमारा मानना है कि आपको कोई भी कार्य करने या कुछ सीखने से पहले Evaluation करना चाहिए कि उस कार्य को करने या कुछ सीखने से मुझे क्या लाभ प्राप्त होगा । इससे आप इस कार्य को पूरा करने के प्रति ज्यादा उत्साहित होंगे और ज्यादा प्रभावी ढंग से कार्य पूरा करेंगे ।
इसलिए Time Management कैसे करें से पहले आपको जान लेना चाहिए कि टाइम मैनेजमेंट क्यों करें ? Importance of Time Management क्या है ? तो चलिए जानते हैं कि समय प्रबंधन का महत्व क्या है ।
- समय प्रबंधन आपके अंदर के तनाव को कम करता है ।
- आपकी कार्यक्षमता बेहतर होती है ।
- आपकी उत्पादकता बढ़ती है और आप कम समय में कार्यों को पूरा करने का गुण सिख जाते हैं ।
- समय के सही प्रबंधन की वजह से आप तनाव मुक्त होते हैं, काम समय में कार्यों के पूरा कर पाते हैं इसलिए अन्य के मुकाबले जल्दी सफल होते हैं ।
- समय प्रबंधन आपको खुशी जीवन भी प्रदान करता है ।
- इसकी मदद से आप उन कार्यों को प्राथमिकता देने लग जाते हैं जो सबसे ज्यादा जरूरी हैं ।
- यह आपके अंदर आत्मविश्वास को बढ़ावा देता है और आपने प्रोफेशनल लाइफ में ज्यादा बेहतर हासिल कर पाते हैं ।
- इसकी मदद से आप बड़े Tasks को भी छोटे छोटे टुकड़ों में विभाजित कर पाते हैं जिसकी वजह से उन्हें पूरा करने में आसानी होती है ।
Techniques of Time Management
दुनियाभर के विद्वानों ने अपने अपने हिसाब से कई Techniques of Time Management तैयार की है । आप भी नीचे दिए समय प्रबंधन की रणनीति को अपनाकर अपने जीवन में सफल हो सकते हैं । आपको सिर्फ एक बार एक महीने तक नीचे दी गई रणनीति में से कोई एक रणनीति अपनानी है ।
इसके बाद आप परिणाम देखकर खुद ब खुद इसके महत्व को समझ जायेंगे । नीचे न सिर्फ टाइम मैनेजमेंट की रणनीति दी गई है बल्कि समय प्रबंधन कैसे करें, इसके बारे में भी बताया गया है ।
1. Pomodoro
Pomodoro एक Time Management Technique है जिसकी मदद से आप अपनी कार्यक्षमता को बेहतर करके उत्पादकता को बढ़ा सकते हैं । इसके अंदर कुल 6 Steps दिए हुए हैं जिन्हें आपको अवश्य फॉलो करना चाहिए:
Step 1: सबसे पहले निर्धारित करें कि आपको कौनसे कार्य पूरा करने हैं ।
Step 2: अब आपको Pomodoro Timer सेट करना है जो आमतौर पर 25 मिनट का होता है ।
Step 3: अब निर्धारित कार्य करना शुरू करें ।
Step 4: जैसे ही 25 मिनट पूरे हों यानि टाइमर की घंटी बजने लगे, कम से कम 5 – 10 मिनट का विराम लें ।
Step 5: इसके बाद आपको दोबारा से Pomodoro Timer शुरू करना है और ऐसा लगातार 4 बार करना है । यानि 25 मिनट का टाइमर लगाकर काम करना शुरू और ज्यादा से ज्यादा 10 मिनट का ब्रेक ।
Step 6: 4 Pomodoro Timer के पश्चात आपको लंबी अवधि का विराम लेना चाहिए । आप 30 मिनट तक विराम कर सकते हैं और इस अवधि के दौरान कम जरूरी या अन्य कार्यों को कर सकते हैं ।
अगर आपका कार्य काफी बड़ा नहीं है तो आप 4 से कम Pomodoro Timer में ही उसे पूरा कर सकते हैं । लेकिन अगर उस टास्क को पूरा करने के लिए काफी समय की आवश्यकता है तो आपको उसे कई टुकड़ों में बांट देना चाहिए और कार्य समाप्ति तक ऊपर दिए Steps को दोहराना चाहिए ।
अगर आप चाहते हैं कि Time Managenent की इस रणनीति का आपको पूरा फायदा मिले तो 25 मिनट के पोमोडोरो टाइमर के दौरान किसी अन्य गैरजरूरी कार्यों को करने से बचें । आप इस दौरान मिलने वाले कार्यों को नोट करके रख सकते हैं लेकिन फिर दोबारा से आपको अपने कार्य को जारी रखना होगा । इस तरह आप इस टेक्निक की मदद से अपने समय को नियंत्रित कर सकते हैं और ज्यादा से ज्यादा कार्यों को पूरा कर सकते हैं ।
2. Getting Things Done
Getting Things Done का David Allen ने अपनी किताब Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity में जिक्र किया है । इस टेक्निक के इस्तेमाल से आप अपने सभी Tasks को आसानी से पूरा कर सकते हैं । इस Time Management Technique को पूरा करने के लिए आपको 5 Steps फॉलो करने होंगे:
1. Capture – सबसे पहले उन सभी कार्यों की सूची तैयार करें जिन्हें आपको पूरा करना है ।
2. Clarify – इसके बाद निश्चित करें कि क्या यह कार्य करने लायक है और इसे पूरा करने के लिए मेरे पास रोडमैप है जिसे पूरा किया जा सकता है ।
3. Organize – अब आपको अलग किए सभी टास्क को label करना है । Label करना अर्थात उन्हें एक शीर्षक या नाम देना । जैसे Repairing, Writing, Designing, Office आदि ।
4. Reflect – सभी कार्यों को Organise करने के पश्चात आपको उन कार्यों की समीक्षा करनी है । कार्यों को पूरा करने का रोडमैप है या नहीं ? क्या आपको वह कार्य उसी दिन या उसी सप्ताह में पूरा करना ही है ? आदि ।
5. Engage – जब आप Capture, Clarify, Organise और Reflect के सभी बिंदुओं को पूरा कर चुके हों तब आपको कार्य करना शुरू करना चाहिए ।
3. Eat that Frog
अगर बात करें सबसे Popular और Effective Time Management Technique की तो वह है Eat That Frog । इसका यह कत्तई अर्थ नहीं है कि आप मेंढक खाएं बल्कि यह एक ऐसी तकनीक है जिसकी मदद से आप अपने कार्यों को प्राथमिकता दे पाएंगे । Frog यानि मेंढक वह कार्य है जो या तो सबसे जरूरी है या सबसे कठिन । आप नीचे दी गई तस्वीर में इस तकनीक को करने का रोडमैप समझ सकते हैं:
अब आपको कल सुबह सबसे पहले इसी कार्य को पूरा करना है यानि इस ‘Frog’ से निपटना है । अगर आप कल ही इस कार्य को पूरा कर लेते हैं और आपके पास समय बचा है तो आप अगले टास्क की तरफ बढ़ सकते हैं । Frog उस टास्क को कहा जाता है जो या तो काफी जरूरी है या वह जो काफी मुश्किल है । इस टेक्निक को Brian Tracy ने अपनी किताब Eat that Frog! में जिक्र किया था ।
Time Management Tips in Hindi
आपको सुझाव दिया जाता है कि ऊपर दिए गए तीन समय प्रबंधन रणनीति में से कम से कम किसी एक रणनीति का पालन अवश्य करें । इसके अलावा आप नीचे दिए गए Time Management Tips को भी फॉलो जरूर करें ताकि आप समय का सही सदुपयोग करके महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा कर सकें ।
- अगर आपके पास काफी ज्यादा काम है तो उन्हें आप कम समय में पूरा नहीं कर सकते हैं । इसलिए आपको अतिआवश्यक कार्यों को सांसे पहले पूरा करना चाहिए और उन्हें प्राथमिकता देनी चाहिए ।
- जब कोई कार्य काफी बड़ा लगने लगे तो उसे कई टुकड़ों में विभाजित कर देना चाहिए । इससे आप इस कार्य को ज्यादा सरलता से पूरा कर पाएंगे ।
- सुबह के वक्त हमारे अंदर काफी जोश और एनर्जी होती है जिसका इस्तेमाल आपको सबसे जरूरी या सबसे कठिन कार्यों को पूरा करने में लगाना चाहिए ।
- 80-20 Rule का पालन करें । इस रूल के तहत आपको उस 20% पर फोकस करना है जिसकी वजह से आपको 80% का मुनाफा मिल रहा हो ।
- काम के बीच में विराम करना आवश्यक है इसलिए आपको समय समय पर विराम लेते रहना चाहिए ।
- किसी कार्य को पूरा करने का टाइमर सेट करें । इससे आप निर्धारित समय में टास्क को पूरा करने का हरसंभव कोशिश करेंगे ।
- आपको जो कार्य पूरा करना है, उसकी प्लानिंग एक या दो दिन पहले से ही कर लें ।
- अगर आपको जरूरी लगे तो Time Management Apps का इस्तेमाल करें ।
- बुरी आदतों को छोड़ें और गैर जरूरी कार्यों को न कहने की आदत डालें ।
Best Time Management Tools
आज के डिजिटल युग का आपको भरपूर फायदा उठाना चाहिए । इस बात से आप भी सहमत होंगे कि Time Management के बीच में सबसे बड़ा रोड़ा डिजिटलीकरण ही है । हम सबसे ज्यादा डिजिटल डिवाइसेज की ही वजह से डिस्ट्रैक्ट होते हैं और अपने समय का सही इस्तेमाल नहीं कर पाते हैं ।
मान लेते हैं कि आप Coding या Skill Development से जुड़ा कोई कोर्स सिख रहे हैं कि तभी अचानक से Instagram पर कोई मैसेज आ जाता है । हममें से ज्यादातर लोग तुरंत उस मैसेज को खोल कर पढ़ना चाहते हैं कि आखिर सामने वाला व्यक्ति कहना क्या चाहता है । इसके बाद वापस काम पर लगना काफी मुश्किल हो जाता है । कहने का अर्थ सिर्फ इतना है कि हम डिजिटल डिवाइसेज की वजह से सबसे ज्यादा डिस्ट्रैक्ट होते हैं ।
लेकिन अगर आप अपनी Work Efficiency और Productivity को बेहतर करना चाहते हैं तो इन्हीं डिजिटल टूल्स की मदद ले सकते हैं । नीचे कुछ ऐसे Time Management Tools दिए गए हैं जिनकी मदद से आप आसानी से समय प्रबंधन कर सकते हैं ।
Conclusion
Time Management एक सतत प्रक्रिया है जिसमें विशेषज्ञता हासिल करना थोड़ा कठिन जरूर है, लेकिन नामुमकिन नहीं । एक बार जब आप समय प्रबंधन की सभी जरूरी बातें समझ जायेंगे और इसका पालन भी करने लगेंगे, आपको आपका जीवन पहले के मुताबिक कहीं आसान और सुखमय लगने लगेगा ।
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